page icon

【保育園留学】管理画面マニュアル(宿泊施設)

 
目次
  1. 管理画面の使い方
    1. 管理画面について
    2. 管理画面ログイン方法
    3. 宿泊予約情報の見方
      オプションを確認したい場合
    4. 販売状況の見方
    5. 請求情報について
 

1.管理画面の使い方

a.管理画面について

提携させていただいている各宿泊施設へそれぞれ弊社システムの管理画面の発行をさせていただいております。
宿泊予約情報や請求情報は、すべて管理画面よりご確認お願いいたします。
 

b.管理画面ログイン方法

管理画面の発行には、メールアドレスが必要となります。
宿泊施設の代表メールアドレスとお知らせください。
登録したメールアドレスにログインできる方でないと予約情報にアクセスができないため、
アクセスが必要な担当者皆さまがログイン可能なメールアドレスをお勧めします。
 
ログイン方法についてはこちら
保育園留学 管理画面ログイン方法2023/4/5 0:252024/4/9 6:38
トップ画面≫↓
 

c.宿泊予約情報の見方

予約情報(代表者情報)を確認したい場合
  • 宿泊者一覧(トップページの左側メニュー) 滞在家族毎の予約情報が閲覧できます。 複数のデータがある場合、絞り込み検索機能をご活用ください。
 
💡
滞在開始日で絞り込みが可能です。 例) 滞在開始日が2023/10以降の情報に絞り込みたい場合  フィールド…「滞在開始日」  式…「≧(以上)」  値…「日付を指定」→右側のカレンダーのマークを押して2023/10/1を選択 滞在開始日が来月の情報に絞り込みたい場合  フィールド…「滞在開始日」  式…「=(等しい)」  値…「来月」 また、表示された一覧の項目名横の⇅で昇順降順の並び替えも可能です。
 
オプションを確認したい場合 ▼宿泊者一覧から詳細画面を開くとこのような画面が表示されます
オプション選択がある場合は、こちらの宿泊者一覧から詳細画面を開いていただき、一番下の欄をご確認ください。  2023年8月までに予約されたご家族のオプションは「備考欄」に記載されます。
 
  • 予約カレンダー(トップページの左側メニュー) カレンダー形式で「代表者名×部屋名」のレコードが閲覧できます。 いつからいつまでどの部屋に誰が泊まるかがカレンダー上で見ることができます。
 

d.販売状況の見方

  • 受け入れ可能日程・・・事前にいただいた受け入れ可能日程の情報を反映させたものがカレンダー形式で確認することができます。 OK→受け入れ可能 NG→受け入れ不可 変更したい場合は、キッチハイクまでお知らせください。
 
  • 販売状況カレンダー・・・カレンダー形式で部屋名ごとの販売状況が閲覧できます。 予約締め切り日を迎えた日程のお部屋の在庫は「差戻し」となり、自動でご返却となります。 特にキッチハイクからキャンセルのご連絡はしておりません。
💡
販売中・・・園または宿泊施設の部屋のいずれも受け入れがOKな日 売止・・・園または宿泊施設の部屋のいずれかが受け入れがNGな日 売切・・・販売中の日程で予約が入った日 差戻し・・・販売中の日程で予約締め切り日までに予約が入らず在庫をお戻しした日
 

e.請求情報について

管理画面で請求情報が確認でき、毎月の請求書作成やメールでの提出が不要となります。 宿泊施設や自治体で決まった形式の請求書でのご提出が必要な場合は、メールでご提出お願いいたします。別途請求書をご提出される場合はこちらをご確認ください。 «説明動画»※音声あり
0:00~4:20 予約毎の請求明細 4:20~6:39 月次請求データ
 
【予約毎の請求明細
ご予約が確定した案件ごと(ご家族ごと)に請求内容の明細が即日で確認できます。 ①トップページ左側メニュー「予約毎の請求明細」を開きます。

②全ての案件が表示されるので、絞り込みたい条件(先月案件/今月案件/来月案件)を左側から選択も可能です。 項目名横の⇅で並び替えることもできます。
 
③詳細を確認したいご家族のページを開き、請求金額が合っているかを確認します。  料金合計と内訳詳細(プラン内/プラン外)の欄です。
④もし金額が異なる場合は、修正ができます。 例)延泊したので宿泊日数が13泊→14泊になった等 詳細画面右上の「請求内容を修正する」をクリックします。
⑤編集画面が開くので、「調整欄」のところで ・名目→自由に入力できます ・単価(税抜)→減額の場合は「ー(マイナス)」を必ずつけて下さい ・数量 ・税区分 を入力または選択し、合計料金を確認します。 入力が終わったら「確認」をクリックします。
 
⑥内容確認画面が開くので、正しいか確認をし、「この内容で修正する」をクリックします。
 
 
⑦元の明細画面を再度開き、調整欄と料金合計欄に反映されているか確認します。
 
【月次請求データ
当月分の請求をまとめたデータを毎月20日以降に確認することできます。 料金合計や案件数など内容がOKであれば、管理画面上で「宿泊施設確認済」の回答を翌月第1営業日までにお願いします。 こちらの回答をもって、ご請求書の提出が完了したということになりますので、別途請求書の作成やメール送信などは不要となります。
 
①トップページ左側メニューの「月次請求データ」をクリックします。
②当月の請求内容をクリックし、請求合計金額と振込先などの内容を確認します。  ※振込先を変更したい場合は、キッチハイクまでご連絡をお願いします
 
③もしデータ内容に修正が必要な場合は、「予約毎の請求明細」メニューから修正をお願いします。
 
④内容を確認したら、「請求書の確認を完了する」をクリックします。
 
⑤「□宿泊施設確認済み」にチェックを入れて、「回答」をクリックします。
⑥請求書をPDFに出力することもできます。  ④の画面に戻り、右上の「PDFを出力する」をクリックします。
 
出力されたPDFはダウンロードや印刷も可能です。
 
💡
月次請求データに反映されている内容 当月中に滞在が終了したご家族の宿泊費等 ※滞在終了日は土曜となります。滞在終了日が翌月にまたがっている場合は、翌月のご請求対象となります。 (ご請求対象にならない例:27(月)〜31日(金)で登園し、翌月1日(土)に滞在終了)
 
▼別途請求書を作成される場合(管理画面での最終チェックとご提出とされない場合)は、以下の内容をご確認ください。
【ご請求書必須項目】 ※合計金額に加えてこちらの必須項目の記載をお願いします。
・園名(法人名)/住所/Emailもしくは電話番号
・お子様のお名前/登園期間
・消費税 (非課税の場合は税率0と記入ください)
・銀行名/支店/種別/口座番号/口座名義
・適格事業者番号 (取得されている場合)
【ご請求書送付先】 no-reply@kitchhike.comまで送付お願いいたします。 ※PDFファイル等での送付をお願いします。原本の郵送はご不要です。
【ご請求書送付期限】 翌月 第一営業日