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【保育園留学】管理画面マニュアル(園)

 

目次

  1. 提出資料について
  1. 家族への体調管理の案内について
  1. 管理画面の使い方
    1. 管理画面について
    2. 管理画面ログイン方法
    3. 家族情報・児童情報の見方 -ご予約確定後の児童リスト -受け入れ確認中の児童リスト
    4. 家族面談の空き枠登録 -登録方法 -登録した枠を削除したい場合
    5. 予約が入った家族面談の確認
    6. 受け入れ可能日程情報の確認
    7. 請求情報について
 

1.提出資料について

保育園留学運営事務局より、予約家族の代表者情報、緊急連絡先、
登園する児童の調査表、アレルギー情報を共有させていただきます。
児童情報については、保育園留学用のフォーマットでダウンロードが可能です。 ダウンロード方法はこちら 例)↓
 
一時預かり申込書、その他紙で提出が必要な資料については
データを共有いただけましたら、ご家族へご案内します。
これらの資料については、当日直接ご家族から園へ提出してくださいとご案内させていただきます。

2.ご家族へ体調管理のご案内について

保育園留学では、2023年5月より新型コロナウィルスが5類感染症への位置付けに変更になることを受け、今まで滞在直前にご家族へ依頼していたPCR・抗原検査の実施を廃止することにいたしました。
また、滞在初日に園へ2週間分の体調管理チェックシートを提出しておりましたが、
こちらも、チェックシートの提出は廃止とし、ご家族へのご案内は
「滞在予定のご家族が1週間以内に発熱等体調を崩した場合、必ず事前にご相談ください」としています。
 

3.管理画面の使い方

a.管理画面について

提携させていただいている各園へそれぞれ弊社システムの管理画面の発行をさせていただいています。
保育園留学の予約情報・児童情報、請求情報など、すべて管理画面よりご確認お願いいたします。
 

b.管理画面ログイン方法

管理画面の発行には、メールアドレスが必要となります。
園の代表メールアドレスとお知らせください。
このメールアドレスにログインできる方でないと情報にアクセスができないため、
アクセスが必要な担当者皆様がログイン可能なアドレスをお勧めします。
 
キッチハイクより管理画面の発行のメールが届きましたら、
ログイン方法についてこちらをご確認ください。
保育園留学 管理画面ログイン方法2023/4/5 0:252024/4/9 6:38
 

c.家族情報・児童情報の見方

ログインし、管理画面に入ります。
トップ画面≫↓
 
 

予約情報(代表者情報)を確認したい場合

  • 家族別予約一覧・・・滞在家族毎の予約情報が閲覧できます。 直接ご家族に連絡したい場合、こちらから代表者さまの電話番号やメールアドレスをご確認ください。
※複数のデータがある場合、絞り込み検索機能をご活用ください。
💡
滞在開始日で絞り込みが可能です。 滞在開始日が2023/10以降の情報に絞り込みたい場合  フィールド…滞在開始日  式…≧(以上)  値…日付を指定→2023/10/1 滞在開始日が来月の情報に絞り込みたい場合  フィールド…滞在開始日  式…=(等しい)  値…来月 また、右側の一覧の項目名横の⇅で昇順降順の並び替えも可能です。
 
 

児童情報を確認したい場合

  • 日別児童リスト・・・滞在日程順に滞在予定の児童のレコードが閲覧できます。
  複数のデータがある場合、家族情報一覧と同様の方法で絞り機能をご活用ください。  ↓検索画面
 
 ↓児童一覧画面
 
  • クラス別児童リスト・・・クラス別に児童のレコードが閲覧できます。
  • 児童カレンダー・・・カレンダー形式で児童のレコードが閲覧できます。           いつからいつまで何歳児クラスに誰が来るかがカレンダーで見れます。
 
 
↓児童詳細画面と資料ダウンロード
 

予約確定前の児童情報を見たい場合

  • 受け入れ条件確認中の児童リスト・・・ご予約確定前の児童情報が閲覧できます。
管理画面の「受け入れ条件確認中の児童リスト」メニューを開くと、留学希望のご家族一覧が表示されます。左の「予約番号」から該当の児童情報をクリックしてご確認いただき、受け入れ可否についてお返事をお願いします。 ※予約確定またはキャンセルになったものは、こちらのリストから自動的に削除されます。

d.家族面談の空き枠登録

保育園留学では、予約家族と滞在前に面談の実施をお願いしております。
管理画面のから、1枠ずつ登録をお願いします。
 
※1枠10分〜20分程度
※登園の1ヶ月前を目安に面談を実施するため、
保育園留学のご予約が入ったら、登園の2ヶ月前までに空き枠登録をお願いします。
※1家族に対して2〜3枠程度の空き枠をご用意いただきますようお願いします。
 
«面談空き枠登録方法の作業動画»
 
登録方法】
①トップページ左側のメニュー「面談空き枠登録」をクリックします。 下記の画面が表示されるので、「新規で空き枠を登録する場合はこちら」から登録画面を開きます。
 
②~⑥で登録内容を入力していきます。
⑦内容確認したら、「スケジュールを公開する」をクリックします。  複数の枠を登録する場合、①~⑦を繰り返してください。  
登録した枠を削除したい場合】
登録した枠を削除したい場合、登録している枠を表示/非表示を切り替えることでカレンダーから削除することができます。
 
➀トップページ左側のメニュー「面談空き枠登録」をクリックすると、空き枠を登録したカレンダーが表示されます。該当月に移動し、削除したい枠をクリックします
                    
➁削除したい対象の詳細画面が表示されるので、右上の「表示/非表示を切り替える」をクリックします
 
                    
➂編集画面が表示されるので、一番上の「非表示」を選択し、保育園メールアドレスを入力したら、一番下の「確認」をクリックします
 
④内容確認画面が表示されるので、非表示になっているかを確認して、「スケジュールを公開する」をクリックします

e.家族面談の確認

  • ご家族から面談の予約が入ると、園の代表者メールアドレスへも通知されます。
(家族へお送りする面談予約完了メールにCC園の代表者メールアドレスを入れています)
  • トップページ左側のメニュー「面談カレンダー」から予約された代表者の情報が確認できます。
 
確認したい予約をクリックすると詳細が表示されます↓
 
 

f.受け入れ可能日程情報の確認

事前にいただいた受け入れ可能日程の情報を反映させたものがカレンダー形式で確認することができます。
 
 

g.請求情報について

管理画面で請求情報が確認でき、毎月の請求書作成やメールでの提出が不要となります。 園や自治体で決まった形式の請求書でのご提出が必要な場合は、メールでご提出お願いいたします。別途請求書をご提出される場合はこちらをご確認ください。
«説明動画»※音声あり
0:00~3:23 予約毎の請求明細 3:23~5:56 月次請求データ
 
【予約毎の請求明細
ご予約が確定した案件ごと(ご家族ごと)に請求内容の明細が即日で確認できます。 ①トップページ左側メニュー「予約毎の請求明細」を開きます。

②全ての案件が表示されるので、絞り込みたい条件(先月案件/今月案件/来月案件)を左側から選択も可能です。 項目名横の⇅で並び替えることもできます。
 
③詳細を確認したいご家族のページを開き、請求金額が合っているかを確認します。  合計料金と内訳詳細の欄です。
④もし金額が異なる場合は、修正ができます。 例)登園できない日があったので、登園日数が10日ではなく8日だった等 詳細画面右上の「請求内容を修正する」をクリックします。
⑤編集画面が開くので、「調整欄」のところで ・名目 ・単価(税抜)→減額の場合は「ー(マイナス)」を必ずつけて下さい。 ・数量 ・税区分 を入力または選択し、合計料金を確認します。 コメントを残すこともできます。 入力が終わったら「確認」をクリックします。
⑥内容確認画面が開くので、正しいか確認をし、「この内容で修正する」をクリックします。
 
⑦元の明細画面を再度開き、調整欄と料金合計欄に反映されているか確認します。
 
【月次請求データ
当月分の請求をまとめたデータを毎月20日以降に確認することできます。 料金合計や案件数など内容がOKであれば、管理画面上で「確認済」の回答を翌月第1営業日までにお願いします。 こちらの回答をもって、ご請求書の提出が完了したということになりますので、別途請求書の作成やメール送信などは不要となります。
 
①トップページ左側メニューの「月次請求データ」をクリックします。
 
②当月の請求内容をクリックし、請求合計金額や振込先などの内容を確認します。  ※振込先を変更したい場合は、キッチハイクまでご連絡をお願いします
 
③もしデータ内容に修正が必要な場合は、トップページにも取り「予約毎の請求明細」メニューから修正をお願いします。
 
④内容を確認したら、「請求書の確認を完了する」をクリックします。
 
⑤「□保育園確認済み」にチェックを入れて、「回答」をクリックします。
⑥請求書をPDFに出力することもできます。  ④の画面に戻り、右上の「PDFを出力する」をクリックします。
 
出力されたPDFはダウンロードや印刷も可能です。
 
 
💡
月次請求データに反映されている内容 当月中に滞在が終了したお子様の保育料等 ※滞在終了日は土曜となります。滞在終了日が翌月にまたがっている場合は、翌月のご請求対象となります。 (ご請求対象にならない例:27(月)〜31日(金)で登園し、翌月1日(土)に滞在終了)
 
別途請求書を作成される場合(管理画面での最終チェックとご提出とされない場合)は、以下の内容をご確認ください。
【ご請求書必須項目】 ※合計金額に加えてこちらの必須項目の記載をお願いします。
・園名(法人名)/住所/Emailもしくは電話番号
・お子様のお名前/登園期間
・消費税 (非課税の場合は税率0と記入ください)
・銀行名/支店/種別/口座番号/口座名義
・適格事業者番号 (取得されている場合)
【ご請求書送付先】 no-reply@kitchhike.comまで送付お願いいたします。 ※PDFファイル等での送付をお願いします。原本の郵送はご不要です。
【ご請求書送付期限】 翌月 第一営業日