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【必読】保育園留学との提携に関する概要(園)

全体の流れについて

1. 予約

キッチハイクの保育園留学運営事務局(以下、事務局)の予約システムを介して、ご家族さまから予約が入ります。

2. 予約内容の確認

予約内容が園の受け入れ条件(受け入れクラス、人数など)に当てはまっているかを、事務局が確認いたします。 問題なく当てはまる場合、事務局が予約を承認し、予約確定となります。 この時点で、予約確定の通知メールを園にお送りします。

3. 家族情報の登録

ご家族さまが、事務局のマイページからお子さまのアレルギーや既往歴などを登録していただきます。
登録完了後、園の管理画面アプリ(*1)上でご家族さまの情報が見られるようになります。
(*1) Toyokumo KINTONE(トヨクモキントーン)

4. 面談日の空き枠の登録

管理画面アプリから、ご家族さまと面談できる日時を登録していただきます。

5. 面談日の予約

園が登録した日程の中から、ご家族さまが希望日時を選んで予約します。

6. 面談

ご家族さまが予約した面談日は、管理画面アプリ上で確認できます。
面談当日は、zoomまたは電話でのご対応をお願いします。
面談のフローについての詳細はこちら

7. 留学

いよいよ保育園留学スタート!
受け入れの対応をしていただきます。

8. 請求書の発行

保育園留学後、請求書を発行していただきます。
請求書についての詳細はこちら

9. 翌月末にご入金

キッチハイクからご指定いただいた振込先へ入金いたします。

保育料精算・お金の流れについて

よくある質問

Q. 保護者からはいつ費用を回収するのですか?
基本保育料はご予約時にご家族からクレジットカードで事前決済いただきます。 留学終了日の翌月末、キッチハイクから園へお振り込みいたします。
Q. お休み、欠席した場合の支払いはどうなりますか?
キッチハイクから園には、基本的に早退や欠席分を差し引かずにお振込いたします。実際に発生した保育分のみのご入金をご希望の場合は、毎月の精算タイミングで入金額の修正をお願いいたします。
Q. 祝日を挟む場合はどうなりますか?
キッチハイクから園には、基本的に祝日分も差し引かずにお振込いたします。実際に発生した保育分のみのご入金をご希望の場合は、毎月の精算タイミングで入金額の修正をお願いいたします。
Q. 基本の保育時間をオーバーし、延長保育の利用があった場合の精算方法はどうなりますか?
【予め基本保育料に延長保育料を含んでいる場合】事前回収済みのため、現地での利用料回収は不要です。キッチハイクから園にお振り込みいたします。
【予め基本保育料に延長保育料を含んでいない場合】現地でご家族から園で直接回収してください。
Q. 保育料の管轄を自治体(市役所の保育課など)がしている場合の精算方法はどうなりますか?
在園児さんと異なる保育料設定を行う場合は、自治体さまとご相談いただいた保育料をご教示ください。入金確認や振り込みの担当が自治体さまであれば、ご担当者様・連絡先・振込先をご教示ください。
Q. 土曜保育がありますが、どうしたらいいですか?
キッチハイクでは、平日の保育分のみご案内いたします。ご家族さまが土曜保育を希望されているかどうかの確認やご案内は、先生方から面談の際などにご家族へ直接ご案内をお願いいたします。

ご家族さまの情報について

留学する児童と保護者さまのご家族さま情報は、【Toyokumo KINTONE(トヨクモキントーン)】(以下、管理画面アプリ)というシステムで管理しています。
各園それぞれに専用の管理画面アプリを作成させていただきます。メールアドレスを登録してログインできるようにいたしますので、「予約アプリ確認用_管理画面ログインメールアドレス」欄にご希望のアドレスをご入力ください。
ログイン設定ができ次第、メールでお知らせいたします。
ご家族さまとの面談調整やお子様さま情報の確認など、管理画面アプリを通して先生方に行っていただきますのでご活用ください。
 
管理画面のマニュアル

面談について

留学日程の1ヶ月〜2ヶ月前に、保護者様と先生の2者でオンラインzoom面談を行なっていただきます。(電話面談でも問題ありません。)
詳細は以下のとおりです。
  • 所要時間 30分程度です。
  • 保護者様との日程調整の仕方 先生方に、管理画面アプリから面談の空き枠登録を行なっていただきます。保護者様は、先生方の登録した枠の中から好きな時間帯で予約してくれます。予約が確定すると先生方へ通知メールが飛びますので、当日お時間になりましたらご対応ください。
  • 話す内容 面談は顔合わせのようなもののため、リラックスしてお話しください。 基本的には、管理画面アプリの児童情報を見ながら、下記の流れでお願いいたします。 ・前半15分は先生方→保護者様にお子様に関する質問、確認タイム。(既往歴、性格など。) ・後半15分は保護者様→先生方への質問、確認タイム。(持ち物、活動内容など。)
  • 初回のサポートについて(オンラインzoom面談の場合のみ) 初めてご家族と先生で面談となる際、ご希望があれば担当PMが同席してサポートさせていただきます。 一番最初の面談日程が確定しましたら、担当PMへ同席希望の旨、ご連絡ください。 ※電話面談の場合は、お手数ですが初回も先生方とご家族の2者間だけで対応をお願いいたします。
 

保育料に関する費用の入力について

「保育料」の入力前に以下を必ずご確認ください。
金額設定のルールおよび入力方法について2024/2/5 7:512024/2/5 7:51

請求書の発行について

請求書の発行について

請求書についての詳細は以下のとおりです。
  • 滞在終了日の月でまとめる
  • 請求総額・内訳・振込先・期日を記載
  • 月末終日までに、事務局までデータ提出(原本・押印不要)
  • 当日末締めの翌日末払いでご入金
請求書の提出先:no-reply@kitchhike.com

困った時の連絡先について

キッチハイクへのご連絡は、LINEまたはメールでやり取りさせていただきたいです。(LINEの場合は、事務局と園のグループLINEを作成いたします。) クイックに連絡が取りやすいため、LINEで繋がっていただけますと大変ありがたいです。
受け入れ条件の変更について(*2)LINEまたはメール(hoikuen-ryugaku@kitchhike.com)
管理画面について(*3)LINEまたはメール(hoikuen-ryugaku@kitchhike.com)
請求書の提出先(*4)no-reply@kitchhike.com
(*2) 受け入れ年齢や受け入れ可能日程など、受け入れ条件に関して後から変更したい場合はお問い合わせください。
(*3) 管理画面のマニュアルがございます。それでも使い方がわからない場合や管理画面にログインできない場合などはお問い合わせください。カスタマーサポートチームが対応させていただきます。
(*4) 園ではなく自治体さまから請求書を発行される場合は、直接お送りいただいて問題ありません。